Wdrażanie AI w firmie, które nie kończy się na testach
Wdrażanie AI rozbija się zwykle o to samo: kilka tygodni testów, potem powrót do starych metod. Z mojego doświadczenia nie chodzi o to, że narzędzie nie działa, tylko o to, że nikt nie przypisał mu konkretnej roboty. Ludzie dostają dostęp, próbują go do wszystkiego po trochu, wyniki wychodzą średnie i po miesiącu każdy wraca do tego, co zna.
Pracuję odwrotnie, w 3 krokach. Najpierw wybieramy jeden proces, który wraca co tydzień i zjada godziny, potem dobieram narzędzie i wdrażam je tak, żeby ktoś z Twojego zespołu realnie z niego korzystał. Dopiero gdy ten pierwszy proces działa, rozszerzamy zakres.
Co obejmuje wdrażanie AI
O tym, czy wdrażanie AI się zwróci, decydują 3 liczby: jak często zadanie wraca, ile czasu zajmuje jedno wykonanie i ile kosztuje sprawdzenie wyniku. Zadanie rzadkie albo takie, którego weryfikacja trwa dłużej niż zrobienie go od zera, odpada na starcie.
Asystent do powtarzalnego procesu
Wstępna obsługa zapytań, kwalifikacja zgłoszeń, przygotowanie notatek przed spotkaniem, streszczanie dokumentów. Zadanie, które ktoś dziś robi ręcznie co tydzień, przejmuje narzędzie, a człowiek tylko zatwierdza wynik.
Firmowy kontekst
To jest różnica między wynikiem, który brzmi jak Wasza firma, a wynikiem, który brzmi jak podręcznik. Wasza terminologia, zasady, przykłady dobrych i złych odpowiedzi, dostęp do własnych dokumentów. Bez tej warstwy każde wdrożenie zostaje na poziomie zabawki.
Wspólna biblioteka poleceń
Przetestowane polecenia w jednym miejscu, zamiast dwudziestu prywatnych wersji w prywatnych rozmowach. To ona sprawia, że wiedza krąży po zespole, a nie ginie razem z osobą, która akurat coś rozgryzła.
Dobór planu i uprawnień
Kto potrzebuje droższego stanowiska, komu wystarcza tańsze i jakie dane w ogóle wolno podpiąć. Ustalamy to przed zakupem, a nie po trzech miesiącach płacenia za miejsca, z których nikt nie korzysta.
Z czym spinam wdrażanie AI
Wdrożenie spinam z 3 grupami narzędzi, których już używacie. Nie zmuszam do wymiany niczego, bo przenoszenie firmy na nowe narzędzia przy okazji wdrożenia to najprostszy sposób, żeby wywrócić oba projekty naraz.
Dyski współdzielone, Notion, Confluence, lokalne foldery. Narzędzie czyta Wasze materiały, zamiast zgadywać z ogólnej wiedzy.
CRM, skrzynka, kalendarz. Przygotowanie notatek, porządkowanie zgłoszeń i wyłapywanie tego, co wymaga reakcji człowieka.
Slack, arkusze, systemy zadaniowe. Wynik trafia tam, gdzie zespół już patrzy, zamiast do kolejnego panelu, który trzeba pamiętać otworzyć.
Kiedy wdrażanie AI się zwraca
Wdrażanie AI zwraca się w 3 sytuacjach, w których firma traci godziny na robotę, której nie musi wykonywać człowiek. Nie wdrażam po to, żeby firma była nowoczesna.
Firmy usługowe z powtarzalną obsługą
Te same pytania od klientów, te same dokumenty do przygotowania, te same podsumowania. Im bardziej powtarzalne, tym szybszy zwrot.
Małe zespoły bez zaplecza
Nie ma kogo oddelegować do rozgryzania tematu przez miesiąc, a robota i tak musi być zrobiona. Piszę o tym więcej we wpisie o AI w małej firmie i agencji.
Zespoły, w których każdy robi po swojemu
Narzędzie już jest, ale wyniki się rozjeżdżają, bo nikt nie ustalił wspólnych zasad. Jak to poukładać, opisuję we wpisie o AI w pracy zespołowej.
Co dostajesz
- →Działający proces, a nie prezentację o możliwościach. Uruchomiony, przetestowany na Waszych danych i oddany komuś konkretnemu.
- →Warstwę firmowego kontekstu - zasady, terminologię i przykłady, dzięki którym wynik brzmi jak Wasza firma.
- →Bibliotekę przetestowanych poleceń z opisem, co robi każde i kiedy go użyć.
- →Dokumentację po polsku, na tyle prostą, żeby ktoś z zespołu mógł to zmienić beze mnie.
- →Rekomendację planów i uprawnień z rozpisaniem, kto czego realnie potrzebuje.
- →Listę kolejnych procesów w kolejności według tego, ile czasu zwrócą, żeby było wiadomo, co robimy dalej.
Jak wygląda wdrażanie AI krok po kroku
Wybór procesu
Zaczynamy od jednego procesu: tego, który wraca co tydzień i zjada najwięcej godzin. Ustalamy przy tym, po czym poznamy, że wdrożenie się udało, bo bez takiego kryterium nie da się później niczego rozliczyć.
Budowa i testy
Składam rozwiązanie, podpinam firmowy kontekst i sprawdzam je na Waszych realnych przypadkach, nie na przykładach z dokumentacji. Poprawiam, dopóki wynik nie nadaje się do użycia bez przepisywania.
Przekazanie
Oddaję konkretnej osobie, nie całemu zespołowi naraz. Dokumentacja, przejście przez proces na żywo i kilka tygodni na pytania. Dopiero potem rozmawiamy o kolejnym dziale.
Ile to trwa i kosztuje
Czas wdrożenia zależy od 2 rzeczy: ile systemów trzeba spiąć i jak bardzo proces jest dziś poukładany. Pojedynczy asystent na jeden powtarzalny proces to zwykle kilka dni pracy. Wdrożenie obejmujące kilka działów, z integracjami i firmowym kontekstem, to kilka tygodni. Zadanie, którego nikt nie potrafi opisać krok po kroku, najpierw trzeba opisać.
Wycenę podaję po rozmowie i obejrzeniu procesu. Zestawiam ją z czasem, który ten proces dziś zjada, bo to jedyny sensowny punkt odniesienia. Rekomenduję zaczynać od zadania, które wraca co tydzień - przy rzadszych zwrot rozkłada się na tyle miesięcy, że trudno go w ogóle zauważyć. Jeśli po rozmowie uznam, że w tym procesie AI nie ma czego poprawić, powiem to wprost, zamiast sprzedawać wdrożenie na siłę.
Czego nie robię
Nie trenuję własnych modeli. To osobna specjalizacja i osobny rząd kosztów, a w zdecydowanej większości firmowych zastosowań wystarczy dobry model z podpiętym firmowym kontekstem.
Nie wdrażam AI w procesie, którego nikt w firmie nie potrafi opisać. Automatyzacja bałaganu daje szybszy bałagan. Najpierw proces musi mieć kształt, choćby prosty.
Nie obiecuję redukcji etatów. Wdrożenia, które opisuję, zwracają godziny konkretnym osobom. Co z tym czasem zrobicie, to Wasza decyzja, nie mój argument sprzedażowy.
Nie mieszam tego z hydrauliką między narzędziami. Przenoszenie danych, wyzwalanie sekwencji i raporty to automatyzacja marketingu, osobna usługa i osobna wycena. Często idą razem, ale to inny rodzaj pracy.
Najczęstsze pytania
Od czego zacząć wdrożenie AI w firmie?
Od 1 procesu, nie od narzędzia. Wybierz zadanie, które wraca co tydzień, zjada godziny i opiera się na tekście albo danych. Dopiero potem dobiera się model i sposób wdrożenia. Odwrotna kolejność, czyli zakup licencji dla całego zespołu i hasło „korzystajcie”, jest najczęstszą przyczyną wdrożeń, które gasną po miesiącu.
Czy potrzebuję własnego działu IT?
Nie. Wdrażanie AI prowadzę od początku do końca, a Twój zespół potrzebuje tylko dostępu do narzędzi, których już używa. Jeśli dział IT jest, tym lepiej, bo szybciej przechodzimy przez kwestie dostępów i bezpieczeństwa danych.
Ile kosztuje wdrożenie AI?
Wycena zależy od 2 rzeczy: ile systemów trzeba spiąć i jak bardzo proces jest dziś poukładany. Pojedynczy asystent na jeden powtarzalny proces to kilka dni pracy. Wdrożenie obejmujące kilka działów i integracje to kilka tygodni. Zawsze zestawiam koszt z czasem, który proces dziś zjada.
Czy moje dane trafią do trenowania modelu?
Zgodnie z warunkami planów firmowych u głównych dostawców treść rozmów nie jest domyślnie używana do trenowania modeli, ale zapisy różnią się między dostawcami i planami, a bywają zmieniane. Dlatego przed wdrożeniem sprawdzam aktualne warunki dla konkretnego planu, a dane wrażliwe kierujemy tam, gdzie masz nad nimi kontrolę.
Co jeśli zespół nie będzie chciał z tego korzystać?
To najczęstszy powód nieudanych wdrożeń i dlatego radzę nie zaczynać od szkoleń dla wszystkich. Zaczynam od 1 procesu i jednej osoby, która ma z niego realną korzyść. Gdy ta osoba oszczędza godziny tygodniowo, reszta zespołu pyta sama. Adopcja na siłę nie działa.
Czym to się różni od automatyzacji marketingu?
Wdrażanie AI dotyczy zadań, w których potrzebna jest ocena i rozumienie treści: czytanie dokumentów, redagowanie, kwalifikacja zapytań, wyciąganie wniosków z danych. Automatyzacja marketingu to hydraulika między narzędziami: przenoszenie danych, wyzwalanie sekwencji, raporty. W praktyce często idą razem, ale wyceniam je osobno, bo to inny rodzaj pracy.
Który proces zjada Wam najwięcej godzin?
Umów bezpłatną konsultację. Przejdziemy przez jeden konkretny proces i powiem wprost, czy da się z niego coś zdjąć.
Umów konsultację →